Fascicolo Elettronico del Lavoratore: la tua azienda è davvero pronta?

Dal 1° gennaio 2026 la formazione dei tuoi lavoratori ha un nuovo “documento d’identità”: il FEL. Nessun obbligo immediato, ma chi si organizza per tempo parte con un vantaggio. Scopri in 2 minuti dove si trova la tua azienda — e come Saniwork può portarti in regola senza pensieri.

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Per anni la formazione sulla sicurezza si è retta su un pilastro semplice: l’attestato di carta, firmato, timbrato, archiviato in un raccoglitore. Dal 2026 quel pilastro ha un compagno digitale che, quando il sistema entrerà a pieno regime, diventerà l’unico a contare davvero in sede di controllo: il Fascicolo Elettronico del Lavoratore (FEL).

Non è un dettaglio burocratico. È un cambio di paradigma nel modo in cui aziende, lavoratori e organi di vigilanza dialogano sulla sicurezza — e le aziende che si organizzano oggi, mentre il quadro è ancora in transizione, arriveranno alla scadenza senza la corsa contro il tempo che toccherà a chi aspetta.

Cos’è davvero il FEL

Il FEL è un archivio digitale individuale, ospitato nella piattaforma SIISL (Sistema Informativo per l’Inclusione Sociale e Lavorativa) del Ministero del Lavoro, introdotto dall’art. 5 del Decreto-Legge 31 ottobre 2025, n. 159, convertito nella Legge 29 dicembre 2025, n. 198, che ha modificato l’art. 37, comma 14, del D.Lgs. 81/2008.

In pratica, ogni lavoratore avrà un “passaporto formativo” digitale che raccoglie:

• Dati anagrafici e storico lavorativo — i rapporti di lavoro passati e presenti, alimentati dalle comunicazioni obbligatorie.
• Formazione e addestramento — l’elenco completo degli attestati conseguiti ai sensi del D.Lgs. 81/2008.
• Idoneità sanitaria — gli esiti della sorveglianza sanitaria del Medico Competente, nel rispetto della privacy.
• Patente a crediti — il collegamento diretto con i sistemi di qualificazione professionale nei cantieri.

Tre soggetti possono accedervi, ciascuno con un proprio livello: il lavoratore consulta il proprio fascicolo con SPID o CIE; il datore di lavoro visiona i dati del personale in organico tramite l’area riservata ministeriale; gli organi di vigilanza (INL, ASL) verificano la regolarità della formazione direttamente dal sistema.

Perché cambia le regole del gioco

Fino a oggi, in caso di ispezione, un registro firme o un attestato cartaceo bastavano a dimostrare che la formazione era stata fatta. Con il FEL, il baricentro della prova si sposta: il dato digitale diventa il riferimento primario, e un attestato non registrato nel sistema rischia di non avere più, da solo, lo stesso valore probatorio — salvo dimostrare che la trasmissione dei dati è effettivamente avvenuta.

Per le imprese significa una cosa molto concreta: non basta più “aver fatto formazione”, bisogna poterlo dimostrare dove conta, cioè nel sistema che l’ispettore consulterà. E ricostruire anni di attestati cartacei, sparsi tra dipendenti, enti formatori ed ex-collaboratori, è un lavoro che richiede tempo — meglio iniziarlo con calma oggi che farlo di corsa a maggio 2026.

La scadenza che le aziende non possono ignorare: 30 giugno 2026

La legge fissa al 30 giugno 2026 il termine entro cui le aziende devono verificare che la formazione pregressa dei propri lavoratori sia stata correttamente migrata e registrata nel FEL. Non è una scadenza per “iniziare” qualcosa di nuovo, ma per controllare che lo storico sia al suo posto — un’operazione che richiede tempo se fatta su organici numerosi o con anni di formazione accumulata in archivi diversi.

Un chiarimento importante (e spesso trascurato)

Va detto con onestà, perché in rete circolano interpretazioni molto diverse tra loro: la norma è in vigore, ma le modalità tecniche con cui i dati devono essere caricati e rese interoperabili tra le banche dati regionali e il SIISL sono ancora demandate a decreti attuativi, non tutti pubblicati.

Questo significa che, secondo le indicazioni finora fornite dalle amministrazioni competenti, non risultano oggi sanzioni operative automatiche per la mancata registrazione nel FEL, e che la formazione va comunque continuata e documentata secondo le modalità tradizionali fino a istruzioni tecniche definitive.

Detto altrimenti: il sistema è acceso, ma non ancora a pieno regime. Ciò non significa potersi permettere di aspettare: significa avere il tempo per arrivare preparati, invece di rincorrere la conformità all’ultimo momento.

Cosa fare, concretamente, già da oggi

1. Fai un censimento interno della formazione pregressa di tutti i lavoratori: chi ha fatto cosa, quando, con quale ente formatore.
2. Verifica la conformità dei corsi al nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, in vigore dal 24 maggio 2025 (periodo transitorio fino al 24 maggio 2026): un corso non conforme oggi è un problema doppio domani.
3. Non avviare nuovi corsi secondo le vecchie regole dopo il 24 maggio 2026.
4. Predisponi un sistema di archiviazione digitale ordinato, così che, non appena saranno chiarite le modalità tecniche di caricamento nel SIISL, il passaggio sia immediato e non un’emergenza.

Il punto di vista di Saniwork

Le aziende che si muovono ora — costruendo ordine nei dati formativi prima che diventi un obbligo verificabile in tempo reale — non solo evitano rischi, ma trasformano un adempimento in un vantaggio organizzativo: meno tempo perso a “ricostruire” la formazione di un dipendente al cambio di mansione o di azienda, più tracciabilità, meno carta.

Continueremo a monitorare la pubblicazione dei decreti attuativi e vi terremo aggiornati su ogni sviluppo concreto.

Non aspettare il decreto attuativo per scoprire di non essere pronto

La buona notizia è che oggi non c’è alcuna corsa contro il tempo: il sistema non è ancora a pieno regime e non sono previste sanzioni immediate. La notizia ancora migliore è che questo è esattamente il momento migliore per metterti in regola, con calma, prima che diventi un’urgenza per tutti contemporaneamente.

Saniwork affianca le aziende in ogni fase di questo passaggio:

• Check-up gratuito della documentazione formativa — verifichiamo insieme a voi lo stato degli attestati di tutti i lavoratori, individuando lacune e rischi prima che lo faccia un ispettore.
• Verifica di conformità dei corsi al nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025.
• Organizzazione e gestione documentale, pronta per essere caricata nel FEL non appena il sistema sarà tecnicamente operativo.
• Aggiornamento costante, così non dovrete monitorare voi stessi la pubblicazione dei decreti attuativi: lo facciamo noi, e vi avvisiamo quando è il momento di agire.

Prenota ora un check-up gratuito di 30 minuti: un nostro consulente analizzerà la situazione della tua azienda e ti dirà esattamente da dove partire — senza impegno e senza costi.

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